Qual o estado de arte do seu sistema de gestão?

Qual o estado do seu sistema?

Numa escala de 0 a 10, como avaliaria o estado actual do seu sistema de gestão? Seja da Qualidade (ISO 9001), Segurança Alimentar (ISO 22000 e referenciais GFSI), Ambiente (ISO 14001), Saúde e Segurança no Trabalho (ISO 45001), e/ou outros. E qual seria o estado desejado, por exemplo para daqui a um ano?

A melhoria dos sistemas organizacionais consegue-se através de um trabalho contínuo de integração do sistema nas actividades do dia-a-dia, tornando-se um sistema vivo que gera comportamento alinhados com os valores que moldam a cultura da organizacional (valores relativos à dimensão Processos / Sistemas).

Esta é uma ferramenta que aplico nos meus projectos de consultoria em sistemas de gestão, nomeadamente na revisão pela gestão. De uma forma muito pragmática avalia-se o estado do sistema de gestão, identificam-se fragilidades e traçam-se caminhos.

1. Clarificar os parâmetros que se pretende avaliar

• Resultados vrs trabalho realizado – refere-se aos resultados da auditoria externa (organismo certificador);
• Envolvimento do líder da equipa – envolvimento do líder do sistema, muitas vezes designado por gestor da qualidade, gestor do sistema, outros;
• Envolvimento da equipa – envolvimento da equipa com responsabilidades mais directas no sistema, gestores de processo ou responsáveis operacionais das unidades orgânicas com maior impacto no sistema;
• Envolvimento da gestão de topo – envolvimento do órgão máximo executivo da organização e restantes elementos da gestão de topo (elementos que integram a direcção da organização);
• Nível de implementação do sistema – avalia a prática sistemática de efectuar os registos previstos no sistema e em tempo útil (efectuar sempre os registos previstos e em tempo útil (no momento da realização da actividade a que estão associados);
• Nível de adequação da estrutura documental – avalia a adequação da documentação às práticas existentes (correspondência, facilitadores e que suportam os resultados/ objectivos esperados);
• Tempo afecto ao sistema vrs necessário – avalia se o o tempo afecto ao sistema foi suficiente para assegurar a sua manutenção/ actualização (acções planeadas vrs executadas);
• Nível de integração na cultura – a capacidade da organização de gerar comportamentos observáveis alinhados com os valores organizacionais.

2. Definir quem vai participar nesta avaliação

A avaliação deve integrar várias perspectivas e no mínimo a do líder do sistema, a dos restantes elementos da equipa mais operacional (e envolvida no sistema) e a da gestão de topo. Adicionalmente poderá se envolver neste processo de avaliação, outros grupos/ partes interessadas, por exemplo auditores externos que assegurem as auditorias internas.

3. Avaliação

Solicitar às pessoas definidas no ponto 2, a avaliação do estado actual do sistema, pontuando cada um dos parâmetros pré-estabelecidos, utilizando a escala de 0 a 10, em que 0 – nada satisfeito e 10 – totalmente satisfeito. Poderá dinamizar esta avaliação pela partilha de um ficheiro na intranet, servidor, pelo google docs, ou outra forma, sempre como for mais simples para a organização e enquadrado à sua realidade.

4. Tratamento dos dados, desenho do gráfico radar

Desenho do gráfico radar tendo como dados as médias das pontuações obtidas na avaliação. Cabe à gestão de topo (órgão máximo executivo) em conjunto com o líder da equipa homologar os resultados e eventualmente realizar algum ajuste.

5. Avaliação do estado desejado

Face aos resultados obtidos e com um horizonte de um ano, definir qual a pontuação desejada para cada parâmetro. Esta avaliação deve ser assegurada pela gestão de topo (órgão máximo executivo). Completar o gráfico com os dados do estado desejado.

6. Plano de acções

Desenho do plano de acções com vista à consecução das metas estabelecidas para cada parâmetro, envolvendo toda a equipa e gestão de topo. Esta participação pode ser dinamizada, através de consulta directa dos envolvidos, reuniões, partilha de ficheiro, e/ ou outras formas ajustadas à realidade da organização.

Abraço e até breve

Teresa Pinho | Consultora e Coach | mindwave.pt